TRÁMITES BÁSICOS REGISTRALES

A continuación encontrará un listado de trámites básicos que usted puede realizar directamente o en los cuales también puede aclara cualquier duda que tenga con respecto a los temas tratados.

REQUISITOS

  • 1. Presentar Consulta de Nombre aprobada por la Cámara (Artículo 35 Código de Comercio) o aportar constancia escrita de su verificación en Internet.

  • 2. Adquirir y diligenciar los respectivos formularios de Matrícula Mercantil y presentarlos en los puestos de Caja.

  • 3. Tratándose de la formalización de la inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, de personas naturales que no tienen RUT, se deberá adjuntar:
  • a)  Fotocopia del documento de identidad de quien realiza el trámite, con exhibición del original.
  • b) Diligenciar el formulario del pre-RUT previsto en la página dian.gov.co. Para éste trámite, puede el usuario utilizar los puestos de Auto-consulta previstos en las diferentes sedes (el formulario debe ser diligenciado directamente por el interesado).

Si el trámite se realiza a través de apoderado, deberá anexar el respectivo poder, igualmente la copia de la cédula tanto del comerciante, como del apoderado.
Al pre-RUT el interesado o apoderado deberá efectuarle presentación personal, para lo cual exhibirá su documento de identidad original.

En caso de que el comerciante ya tenga RUT, sólo debe presentar una copia del mismo.

Cancelar los derechos correspondientes. Estos se determinan de acuerdo con las tarifas establecidas por el Gobierno Nacional.

Si tendrá establecimiento de comercio, abierto o no al público, debe diligenciar la parte pertinente en los formularios (ANEXO 1) y pagar los derechos correspondientes por su matrícula.

ANOTACIONES ESPECIALES

  • Renovar la matrícula mercantil los tres (3) primeros meses de cada año.
  • Los menores de edad mayores de 14 años, deben presentar para inscripción la autorización emitida por sus padres o tutores para ejercer el comercio.
  • Los menores de 14 años no pueden inscribirse como comerciantes, no obstante un menor de 14 años puede ser propietario de un establecimiento de comercio, así no tenga la calidad de comerciante.

TENER PRESENTE EL BENEFICIO DE LA LEY 1780 DEL 2 DE MAYO DE 2016, SI CUMPLE CON LOS SIGUIENTES REQUISITOS

  • Empresas cuyo personal no sea superior a 50 trabajadores y cuyos activos totales no superen los 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
  • Personas naturales que tengan entre 18 y 35 años de edad.

BENEFICIO OTORGADO POR LA LEY FRENTE A LA CÁMARA DE COMERCIO

  • Exención del pago en la matrícula mercantil y de la renovación del primer año siguiente al inicio de la actividad económica principal.  El beneficio sólo aplica para el pago de matrícula y primer año de renovación de la persona, no de los establecimientos de comercio.

REQUISITOS

  1. Cancelar los derechos de Renovación de la Matricula Mercantil del establecimiento de comercio (estar al día en la renovación).
  2. Presentar escrito dirigido a la Cámara de Comercio por parte del comerciante, solicitando la cancelación; el comerciante deberá efectuarle presentación personal a la solicitud en la Cámara, para lo cual deberá exhibir su documento de identidad original.

    Si el interesado deja de ejercer la actividad comercial, debe complementar la petición del numeral anterior y solicitar que se le cancele igualmente su Matrícula como comerciante. Igualmente cancelar los derechos de renovación de su Matricula Mercantil (estar al día en la renovación).

 
ANOTACIONES ESPECIALES

La Cámara suministra formatos gratuitos para realizar este trámite.

Un comerciante puede solicitar la cancelación de su matrícula mercantil como persona natural, pese a que no cancele el establecimiento de comercio.

Si el establecimiento de comercio tiene una medida cautelar inscrita vigente (embargos, inscripción de demanda, entre otras), no procede la cancelación, hasta tanto no se levante dicha medida.

Si el establecimiento de comercio es propiedad de una Sociedad de Hecho, para su cancelación deberá:

  • Renovar hasta la fecha la Matricula Mercantil del establecimiento y de sus propietarios (estar al día en la renovación).
  • Solicitar por escrito a la Cámara de Comercio la cancelación de la Matricula Mercantil de cada una de las personas que aparecen como propietarios (si es del caso) e igualmente de manera conjunta la de sus establecimientos de comercio, efectuándole presentación personal del documento en Cámara, para lo cual deben exhibir su documento de identidad original.

TENGA EN CUENTA QUE:

El interesado deberá igualmente reportar a la Oficina de Industria y Comercio del respectivo municipio la novedad de la cancelación.

REQUISITOS

1. Fotocopia simple del Contrato de Compraventa suscrito por el comprador y el vendedor en donde se evidencie que ambos le efectuaron reconocimiento de contenido y firma al contrato en la Notaria. (Escritura Pública o Documento Privado reconocido ante Notario, Artículo 526 Código de Comercio)

2. El Contrato de Compraventa debe contener por lo menos los siguientes datos:

  1. Nombre, documento de identidad y domicilio de vendedor y comprador.
  2. La identificación del Establecimiento de Comercio a través de su nombre, matrícula mercantil y dirección.
  3. El precio de la compraventa.
  4. Fecha del documento.

3. Debe efectuarse la cancelación del Impuesto de Registro a favor de Rentas Departamentales de Antioquia, el cual se recauda en las taquillas de la Cámara de Comercio con base en el valor de la venta.

4. Matrícula Mercantil del comprador (en caso de no estar inscrito como comerciante).

5. La matrícula del Establecimiento debe estar renovada hasta la fecha en que se inicie el trámite del registro de la compraventa en la entidad.

6. Si el vendedor no continúa como comerciante, debe adjuntar:
a) Solicitud de cancelación de su matrícula mercantil debidamente firmada por el comerciante (vendedor) o
b) Si utiliza el formato de compraventa elaborado por la Cámara, debe simplemente anotar en el aparte correspondiente SI desea o NO continuar inscrito como comerciante. Cancelar el valor correspondiente por la cancelación.

REQUISITOS
La fotocopia del Acta o extracto de la misma debe contener como mínimo lo siguiente:

  1. Número del Acta y nombre de la sociedad a que pertenece.

  2. Órgano que se reúne (Junta Directiva, Socios o Asamblea de Accionistas).

  3. Naturaleza de la reunión, es decir, determinación de su carácter ordinario o extraordinario.

  4. Ciudad, lugar, fecha y hora de la reunión.

  5. Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como de la persona que actúe como secretario de la misma.

  6. Forma y antelación de la convocatoria.

  7. Lista de los asistentes con indicación del número de derechos propios o ajenos representados en la reunión. Tratándose de sociedades por acciones, el número de acciones suscritas. Lo anterior, para efectos de verificación del quórum legal o estatutario.

  8. Los asuntos sobre los cuales deliberará la reunión, el número de votos emitidos en favor, en contra o en blanco. Así como los asuntos sobre los que deliberará el respectivo órgano.

  9. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por las mismas, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario, e igualmente firmadas por los comisionados en caso de haber sido designados.

  10. Para efectos de inscripción en Cámara, la copia del Acta o extracto, deberá estar autorizada por el Secretario de la reunión o en su defecto por algún representante legal.

¿QUÉ ES UNA SOCIEDAD?

Por el contrato de sociedad dos o más personas se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o en la actividad social.

La sociedad una vez constituida legalmente forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente considerados. La cual debe matricularse en la cámara de comercio con jurisdicción en el lugar pactado como domicilio social.

REQUISITOS

  • Presentar Consulta de Nombre aprobada por la Cámara (Artículo 35 Código de Comercio). O aportar constancia escrita de su verificación en Internet.

  • Fotocopia de la Escritura de Constitución. (Artículo 110 del Código de Comercio). O Fotocopia del documento privado donde se valide la presentación personal de los otorgantes ante la Cámara de Comercio. (artículo 22 Ley 1014 de 2006 y Decreto Reglamentario 4463 de 2006).

  • Copia del documento de identidad de cada uno de los socios o accionistas o en su defecto informar el número de identificación y fecha de expedición del mismo para efectos de validarlo en la página de la Registraduría.

  • Cuando las personas nombradas como dignatarios de la Sociedad (Gerente, Revisor Fiscal, Miembros de Junta Directiva), no hayan firmado la escritura o documento privado, deben presentar carta de aceptación al cargo, e indicar el número de documento de identidad y fecha de expedición o si lo prefieren, adjuntar copia de su documento de identidad.

  • Formularios de Matrícula completamente diligenciados, el de Sociedad y el de Establecimiento de Comercio, (si lo tendrá).

  • Efectuar el pago del Impuesto de Registro a Rentas Departamentales.

  • Debe diligenciarse el formato del pre – RUT con los datos de la sociedad que se pretende matricular.

NOTA: El representante legal de la sociedad que se matricula, debe efectuar presentación personal del pre-RUT ante la cámara, para lo cual deberá exhibir el documento de identidad original, e igualmente adjuntar una copia del mismo.
En caso de que no se desee tramitar el RUT a través de la cámara, debe dirigirse a las oficinas de la DIAN.

ANOTACIONES ESPECIALES

Una vez registrada la sociedad se debe proceder a:
Registrar los Libros definidos en la ley para cada tipo societario.
Los libros y papeles del comerciante, cuando han sido debidamente registrados constituirán plena prueba de las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí.
El Certificado de Existencia y Representación Legal o su equivalente que acredita la existencia de personas jurídicas extranjeras esta otorgado en un idioma distinto al español, debe tener la respectiva traducción oficial, no se requiere que estén apostillados.
RENOVAR la Matricula Mercantil en los tres (3) primeros meses del año, sin tener en cuenta, la fecha de matrícula.

TENER PRESENTE EL BENEFICIO DE LA LEY 1780 DEL 2 DE MAYO DE 2016, SI CUMPLE CON LOS SIGUIENTES REQUISITOS

  • Empresas cuyo personal no sea superior a 50 trabajadores y cuyos activos totales no superen los 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
  • Personas jurídicas que tengan participación de uno o varios jóvenes entre 18 y 35 años, que represente como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital.

BENEFICIO OTORGADO POR LA LEY FRENTE A LA CÁMARA DE COMERCIO

Exención del pago en la matrícula mercantil y de la renovación del primer año siguiente al inicio de la actividad económica principal.  El beneficio sólo aplica para el pago de matrícula y primer año de renovación de la persona, no de los establecimientos de comercio.

ORIGEN

La Ley 1258 del 5 de diciembre del 2008, creo una nueva figura societaria denominada SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA, bajo esta modalidad es posible que una o varias personas (naturales o jurídicas) constituyan o se asocien para establecer una sociedad cuyas normas y relaciones pueden ser establecidas por él constituyente o de común acuerdo por los asociados. La flexibilidad y la amplia libertad contractual conforman una de sus principales ventajas.       

CARACTERÍSTICAS

  • Se crea mediante la elaboración de un documento privado (acto unilateral o contrato), por tanto NO requiere de la solemnidad de la Escritura Pública, salvo que se aporten bienes inmuebles en cuyo caso se debe atender con esta formalidad.

  • La sociedad la pueden constituir una o varias personas cuya responsabilidad según lo establece en el artículo 1° de la ley, no serán responsables de las obligaciones laborales, tributarias o de cualquier naturaleza en que incurra la sociedad.

  • Sólo una vez inscrita en la cámara, forma una persona jurídica diferente a sus accionistas.

  • La naturaleza de la sociedad siempre será comercial independiente de las actividades relacionadas en su objeto social.

  • No está obligada a tener junta directiva

  • En el objeto social se puede establecer que podrá dedicarse a realizar cualquier actividad comercial o civil lícita.

  • No está obligada a tener revisor fiscal, salvo que por norma (Ley 43 de 1990) así lo requiera.

  • La duración de la sociedad puede ser establecida de manera indefinida.

  • Las reformas de la sociedad, igualmente pueden ser elaboradas por documento privado.

  • El o los constituyentes pueden realizar la diligencia de reconocimiento y firma del documento de constitución o efectuar diligencia de presentación personal ante la cámara de comercio.

REQUISITOS DE LOS ESTATUTOS

  • Nombre, documento de identidad y domicilio de (el) o los accionistas;

  • Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras “sociedad por acciones simplificada’; o de las letras S.A.S.;

  • Domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el mismo acto de constitución;

  • El término de duración, si éste no fuere indefinido. Si nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad se ha constituido por término indefinido.

  • Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que la sociedad podrá realizar cualquier actividad comercial o civil, lícita. Si nada se expresa en el acto de constitución, se entenderá que la sociedad podrá realizar cualquier actividad lícita.

  • El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones representativas del capital y la forma y términos en que éstas deberán pagarse;

  • La forma de administración y el nombre, documento de identidad y facultades de sus administradores. En todo caso, deberá designarse cuando menos un representante legal.

  • En la distribución del capital se debe indicar el capital suscrito por cada uno de los accionistas, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 624 del Estatuto tributario.

  • Cuando los activos aportados a la sociedad comprendan bienes cuya transferencia requiera escritura pública, la constitución de la sociedad deberá hacerse de igual manera e inscribirse también en los registros correspondientes.

DOCUMENTOS Y FORMALIDADES

  1. Presentar Consulta de Nombre aprobada por la Cámara (Artículo 35 Código de Comercio). O aportar constancia escrita de su verificación en Internet.

  2. Fotocopia del documento privado donde se valide la presentación personal de los otorgantes ante la Cámara de Comercio.

  3. Cuando las personas nombradas como dignatarios de la Sociedad (Gerente, Revisor Fiscal, Miembros de Junta Directiva), no hayan firmado la escritura o documento privado, deben presentar carta de aceptación al cargo, e indicar el número de documento de identidad y fecha de expedición o si lo prefieren, copia de su documento de identidad.

  4. Copia del documento de identidad de cada uno de los socios o accionistas o en su defecto informar el número de identificación y fecha de expedición del mismo para efectos de validarlo en la página de la Registraduría.

  5. Formularios de Matrícula completamente diligenciados, el de Sociedad y el de Establecimiento de Comercio, (si lo tendrá).

  6. Efectuar el pago del Impuesto de Registro a Rentas Departamentales.

  7. Debe diligenciarse el   formato del pre – RUT con los datos de la sociedad que se pretende matricular.

NOTA: El representante legal de la sociedad que se matricula, debe efectuar presentación personal del pre-RUT ante la cámara, para lo cual deberá exhibir el documento de identidad original, e igualmente adjuntar una copia del mismo.

En caso de que no se desee tramitar el RUT a través de la cámara, debe dirigirse a las oficinas de la DIAN.

RECUERDE QUE

Una vez registrada la sociedad, debe proceder a:


  • Registrar el libro de accionistas y el libro de actas de asamblea de accionistas.

  • Los libros y papeles del comerciante, cuando han sido debidamente registrados constituirán plena prueba de las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí.

  • RENOVAR la Matricula Mercantil en los tres (3) primeros meses del año, sin tener en cuenta, la fecha de matrícula.

SI EL CAPITAL SUSCRITO SE PAGA CON EL APORTE DE UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO, TENGA PRESENTE:

Deberá indicarse en el documento de constitución el nombre del (los) aportante (s) y del establecimiento de comercio, el valor por el cual se aporta el establecimiento, y el número de cuotas, acciones o aportes de interés de la sociedad que liberará (n) con su aporte.

Es importante aclarar que cuando se trate de constitución de sociedad con aporte de establecimiento mediante documento privado, los constituyentes deberán efectuarle reconocimiento de contenido y firma al documento en Notaria, no obstante lo anterior, los interesados para efectos de la inscripción en Cámara sólo deben entregar la copia simple de ese documento.

El establecimiento de comercio debe estar renovado.

Si el (los) aportante (s) persona (s) natural (es) no poseen más establecimientos de comercio matriculados, pueden solicitar la cancelación de su matrícula mercantil como persona natural, mediante copia simple del documento privado debidamente firmado por el comerciante.

NOTA: Los asociados responderán solidariamente por el valor atribuido a los aportes en especie, a la fecha de la aportación, sea que se hayan efectuado al constituirse la sociedad o posteriormente. (Art.135 Código de Comercio) 

Los aportes en especie efectuados al constituirse la sociedad se avaluarán por los socios constituidos en junta preliminar, los que se efectúen posteriormente serán avaluados en Asamblea o Junta de Socios.  

TENER PRESENTE EL BENEFICIO DE LA LEY 1780 DEL 2 DE MAYO DE 2016, SI CUMPLE CON LOS SIGUIENTES REQUISITOS

  • Empresas cuyo personal no sea superior a 50 trabajadores y cuyos activos totales no superen los 5.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
  • Personas jurídicas que tengan participación de uno o varios jóvenes entre 18 y 35 años, que represente como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital.

BENEFICIO OTORGADO POR LA LEY FRENTE A LA CÁMARA DE COMERCIO

Exención del pago en la matrícula mercantil y de la renovación del primer año siguiente al inicio de la actividad económica principal.  El beneficio sólo aplica para el pago de matrícula y primer año de renovación de la persona, no de los establecimientos de comercio.