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REGISTRO DE LIBROS EN MEDIOS ELECTRÓNICOS

¿Qué son libros de comercio en medios electrónicos?

El decreto define los libros de comercio en medio electrónico como aquellos documentos en forma de mensaje de datos en los cuales el comerciante registra sus operaciones mercantiles.

¿Dónde se registran los libros?

La Cámara de Comercio del domicilio del comerciante será la encargada de tramitar el respectivo registro, para ello dispone el decreto que la Cámara deberá contar con las plataformas electrónicas o sistemas de información, según las instrucciones que para ello imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

¿Cómo se inscriben los libros?

Los libros de comercio en medios electrónicos  que estén sujetos  a dicha formalidad se inscribirán en las Cámaras de Comercio a través de los servicios registrales virtuales  que éstas habiliten.

¿Cuáles son los requisitos para la inscripción en el registro mercantil?

 Los libros de actas y de registro de socios o accionistas podrán llevarse en archivo electrónico y para su inscripción deberán cumplir con algunos requisitos a saber: -Firma digital o electrónica del comerciante según lo dispuesto en la ley 527 de 1999.- Firma digital o electrónica de la Cámara de Comercio correspondiente.-Constancia electrónica de la Cámara de Comercio que contenga información de quien recibe la información, la fecha de presentación, fecha de inscripción, número de inscripción, identificación del comerciante, nombre del libro y uso.

Para las empresas que llevaban sus libros físicos y aún tengan disponibles hojas en blanco estas deberán ser anuladas y esto se probará con la presentación del respectivo libro o una certificación de revisor fiscal o contador público en su defecto.

¿Cómo se inscriben decisiones sujetas a registro?

Para el caso de decisiones sujetas a registro tales como aquellas que contienen nombramientos u otras decisiones que deban quedar plasmadas en el registro mercantil, el comerciante deberá solicitar el registro individual de ésta en la respectiva Cámara de Comercio, para ello el comerciante podrá elegir entre el registro en medios electrónicos o físicos.

En el evento que decida utilizar medios electrónicos deberá firmar digital o electrónicamente la respectiva solicitud de inscripción y el extracto o copia del acta correspondiente. Para este caso el comerciante deberá utilizar un certificado digital emitido por una entidad de certificación autorizada en Colombia.